Kontrola podatkowa – to hasło wzbudza strach u wielu przedsiębiorców. Jednak, jeśli działasz legalnie, to kontrola celno-skarbowa to tylko formalność. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, warto wiedzieć wcześniej, na czym polega kontrola podatkowa, aby móc się odpowiednio do niej przygotować i nie być zaskoczonym pytaniami urzędników. Przedstawiamy, jak ona wygląda i jakie kary mogą czekać podatników, jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości.
Kontrola celno-skarbowa, a konkretnie jej wszystkie zasady, są zapisane w Dziale VI Ordynacji Podatkowej. Można tam przeczytać, kogo może spotkać kontrola podatkowa, jakie obszary sprawdzają urzędnicy, jaki ona ma cel oraz jakich kar można się spodziewać za łamanie prawa podatkowego.
Kontrola podatkowa – czym jest i kogo może dotyczyć?
Ordynacja Podatkowa definiuje kontrolę podatkową następująco: Organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem § 3, przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych, zwanych dalej „kontrolowanymi”. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.
Celem kontroli podatkowej jest więc poszukiwanie przez urzędników nieprawidłowości w zakresie zadeklarowanych przychodów i kosztów, które mają na celu unikanie podatku albo zmniejszenie daniny do zapłaty. W prostych słowach mówiąc, urzędnicy sprawdzą, czy nie zatajasz przychodów, które muszą zostać opodatkowane albo czy sztucznie nie kreujesz kosztów, które obniżają podstawę do opodatkowania.
Kto podlega kontroli skarbowej? „Są to podatnicy, czyli osoby, które wykonują opodatkowane czynności, płatnicy, którzy są zobowiązani do naliczenia i zapłaty podatku oraz inkasenci, którzy przekazują należność podatkową do przeznaczonych do tego organów. Generalnie więc możesz zostać skontrolowany Ty jako przedsiębiorca, ale również Twoja księgowa, która odpowiada za naliczanie i zapłatę Twoich podatków” – tłumaczą eksperci z aasadlabiznesu, specjalizujący się w udzielaniu pożyczek dla firm na oświadczenie.
Warto wiedzieć, że nikt nie może zgłosić do urzędu skarbowego, aby przeprowadził u Ciebie kontrolę. Jest ona bowiem wszczynana z urzędu. Zazwyczaj jest to standardowe działanie, więc nie ma się czego obawiać. Możesz porównać to do rutynowej kontroli drogowej, gdzie policjanci zatrzymują Cię i sprawdzają, czy masz ważne dokumenty, czy posiadasz uprawnienia do prowadzenia pojazdu oraz, czy auto jest sprawne. Ma to na celu poprawę bezpieczeństwa i zapobieganie popełnieniu przestępstwa. Podobną rolę odgrywa kontrola celno-skarbowa.
Kontrolę przeprowadzają:
- naczelnicy urzędów skarbowych, jeśli kontrola dotyczy: PIT-u, CIT-u, VAT-u, podatku PCC albo od spadków i darowizn,
- naczelnicy urzędów celnych, jeżeli kontrola dotyczy podatku akcyzowego,
- wójtowie, burmistrzowie, starostowie lub marszałkowie województw, jeśli kontrola dotyczy opłat lokalnych, podatku leśnego, podatku od nieruchomości czy podatku od środków transportowych.
Pamiętaj, że kontrola urzędu skarbowego osoby fizycznej, czyli przedsiębiorcy, którego firma nie jest osobowością prawną, jest ograniczona czasowo i warto dopilnować w tym zakresie przestrzegania swoich praw. W całym roku kalendarzowym kontrola celno-skarbowa nie może przekraczać:
- 12 dni roboczych – mikroprzedsiębiorcy,
- 18 dni roboczych – mali przedsiębiorcy,
- 24 dni robocze – średni przedsiębiorcy,
- 48 dni roboczych – pozostałe podmioty.
Jeśli więc kontrola skarbowa osoby fizycznej będzie się przedłużać, możesz powołać się na art. 55 Prawa przedsiębiorców.
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej
W większości przypadków kontrola podatkowa musi być zapowiedziana. Od momentu doręczenia zawiadomienia urzędnicy mają czas od 7 do 30 dni na rozpoczęcie kontroli. Jeżeli chcieliby rozpocząć ją szybciej, muszą uzyskać Twoją zgodę. Jeśli z kolei się spóźnią i przekroczą ustawowe 30 dni, to zawiadomienie musi być wysłane ponownie, a czas liczy się od tej drugiej daty.
Zawiadomienie jest pierwszym etapem przeprowadzenia kontroli celno-podatkowej.
Kontrola podatkowa bez zapowiedzi – kiedy jest możliwa?
Ordynacja Podatkowa uwzględnia wyjątki, kiedy kontrola podatkowa może zostać przeprowadzona bez uprzedniej zapowiedzi. Są to następujące sytuacje:
- kontrola przedsiębiorstwa, które nie zostało zgłoszone do opodatkowania,
- kontrola ewidencji obrotu przy pomocy kasy fiskalnej,
- kontrola zawieszonej działalności,
- kontrola przychodów, które nie zostały dobrowolnie ujawnione przez podatnika,
- kontrola prawidłowości naliczenia VAT-u,
- zbieranie materiału dowodowego do procesu, dotyczącego przestępstwa lub przestępstwa skarbowego.
Taka szybka kontrola ma na celu „przyłapać przedsiębiorcę na gorącym uczynku” i uniemożliwić mu ewentualną malwersację. W standardowych przypadkach możesz spokojnie przygotować się do wizyty urzędników.
Zastrzeżenia do protokołu kontroli
Kiedy już otrzymasz informację, że zostanie u Ciebie przeprowadzona kontrola podatkowa, to warto wcześniej wiedzieć, jak ona wygląda. Urzędnicy będą analizować Twoją dokumentację podatkową, ewentualnie przesłuchiwać świadków albo pozyskiwać opinię niezależnych specjalistów. Cała kontrola odbywa się w siedzibie Twojej firmy, w godzinach jej pracy.
Ostatnim elementem i dokumentem, który podsumowuje kontrolę jest protokół kontroli. Masz prawo mieć do niego wgląd, a także nie zgodzić się z zawartymi w nim ustaleniami. Masz na to 14 dni od momentu jego dostarczenia. Musisz jednak szczegółowo opisać, na czym Twoim zdaniem polegają nieprawidłowości lub co nie jest zgodne z prawdą.
Kontrola urzędu skarbowego osoby fizycznej
Warto wiedzieć, że nie tylko przedsiębiorcy podlegają kontroli przeprowadzanej przez urząd skarbowy. Kontrola osoby prywatnej to również jeden z obowiązków urzędników, choć zdarza się o wiele rzadziej. Co do zasady, skontrolowany może być każdy, kto płaci podatki. Kontrola może dotyczyć np. podatku dochodowego, otrzymanej darowizny lub spadku albo transakcji kupna – sprzedaży nieruchomości. Zasady są podobne jak przy firmach. Urząd najpierw musi Cię powiadomić, że kontrola się odbędzie, później analizuje Twoje dokumenty podatkowe, a na koniec sporządza protokół kontroli, z którym możesz się nie zgodzić.
Kontrola skarbowa – ile lat wstecz?
Aby umożliwić pracę urzędników, trzeba przygotować dokumenty jeszcze przed rozpoczęciem procesu, jakim jest kontrola skarbowa. Ile lat wstecz trzeba je gromadzić? Trzeba archiwizować dokumenty podatkowe przez 5 lat wstecz, licząc od końca roku, w którym musisz zapłacić dany podatek.
Przykładowo, we wrześniu tego roku otrzymałeś spadek, więc do końca 2025 roku musisz mieć u siebie dokumenty, które potwierdzą tę transakcję i zapłatę podatku.
Kontrola urzędu skarbowego – kary
Gdy już odbywa się kontrola albo tylko dostaniesz zawiadomienie o jej rozpoczęciu, to nie możesz skorzystać z instytucji czynnego żalu. Każda odkryta przez urzędników nieprawidłowość musi zostać ukarana. Czego więc można się spodziewać po kontroli skarbowej? Kary są uzależnione od wagi konkretnego przewinienia oraz wysokości minimalnej pensji. Urząd skarbowy za wykroczenie może nałożyć karę grzywny, a za przestępstwo wyższą grzywnę (od 13 tys. zł w górę), karę ograniczenia lub pozbawienia wolności.
Interesują Cię porady dotyczące prowadzenia własnego biznesu? Odwiedź stronę autora
